Organiser un évènement incentive : les grandes étapes

Rien de plus efficace que l’organisation d’un événement incentive afin de créer une véritable cohésion dans les équipes. Ce concept a fait ses preuves et se décline en formules allant du voyage récompense à l’activité détente, en passant par le team building. Mais comme l’incentive ne s’improvise pas, voici quelques conseils pour mettre en place ce qui sera un temps fort de votre entreprise.

Définir la nature/le thème de l’incentive

L’idée de base d’un événement incentive est de donner corps à la motivation des participants, sous la forme d’activités qui les amènent à nouer des liens humains. Cette façon de mettre vos collaborateurs dans une situation qui les soudera permet à chacun d’y trouver son compte. En tant qu’entreprise, des équipes soudées sont en effet toujours plus efficaces. De leur côté, vos collaborateurs apprécieront forcément d’être réunis dans des circonstances différentes du cadre classique des réunions de travail.

Afin de réussir pleinement votre temps fort incentive, commencez par définir la formule que vous souhaitez mettre en place. Il est en effet important de bien préparer cet événement sans négliger le moindre détail. Vous pouvez par exemple opter pour un voyage professionnel récompense qui aura pour but de faire un peu rêver votre équipe. Il est également possible de miser sur l’organisation d’une activité détente axée sur l’esprit participatif.

Ce type d’incentive est notamment idéal pour permettre aux collaborateurs de se découvrir et d’envisager leurs collègues avec un œil différent. En offrant aux participants un cadre inédit, les personnalités se dévoilent sous un jour nouveau, que ce soit autour d’une initiation au rafting, une course d’orientation à ski ou la réalisation d’un menu gastronomique sous l’égide d’un chef. Vous pouvez enfin décider de mettre en œuvre une activité team building dont le projet est de donner un objectif commun avec à la clé une récompense collective. Quelle que soit la nature de votre événement, il est en revanche indispensable que votre fil conducteur soit nettement défini. Vous pourrez ainsi élaborer un programme autour du thème que vous aurez établi.

Définir la durée

Une fois que vous aurez opté pour une thématique propice à nouer des liens entre vos collaborateurs, restera à planifier la durée consacrée à l’incentive. Que ce soit un week-end susceptible de créer un véritable dépaysement, une sortie sportive ou une journée sous le signe de la gastronomie, il vous faudra établir un planning précis.

Vous devrez ainsi penser au temps de déplacement – et éventuellement à leur modalité pour que l’ensemble de vos collaborateurs puissent se rendre sur place – et au timing des activités. Si l’incentive repose sur une certaine vision du partage et de la convivialité, ne perdez effectivement pas de vue qu’il s’agit aussi et surtout d’un événement au cours duquel rien n’est laissé au hasard.

Définir le lieu

En fonction du nombre de collaborateurs que vous souhaitez convier, la question du lieu est bien évidemment centrale. Vous devrez donc trouver un site qui pourra accueillir une équipe, car l’idée est quand même de sortir du quotidien et du cadre de travail habituel.

Pour un incentive sportif, il vous faudra prévoir une proximité entre le lieu d’hébergement et le site où se dérouleront les activités. Il est également nécessaire que vous puissiez disposer de salles aménagées pour ce type de réunion. Enfin, l’aspect réception est aussi à prendre en compte, car l’événement est également un moment de détente. Trouver un établissement qui réponde à tous vos critères est possible en consultant et comparant les offres. Vous n’aurez qu’à choisir entre des cadres tous plus idylliques les uns que les autres.

Anticiper les questions d’organisation

Vous l’aurez compris, chaque point de votre programme devra être étudié en amont pour une réussite garantie. Il s’agit d’envisager tous les cas de figure et d’accorder un soin particulier à chaque détail de votre organisation.

Vous pouvez établir une liste de tous les points à aborder, un rétro planning étant utile pour que vous soyez le plus performant possible. L’incentive ne se prépare pas en deux jours et vous devrez donc consacrer le temps nécessaire à la mise en place de votre événement. Si vous n’avez pas l’habitude de ce genre d’animation, vous serez confronté à des questions inédites qu’il vous faudra résoudre avant le jour J.

Préparer les animations et les activités

Autre point important auquel vous devrez consacrer du temps et de l’énergie, la préparation des animations proprement dites et des diverses activités nécessite de la rigueur. Vous ne pouvez pas vous permettre une organisation préparée à la légèreté, la réussite de votre événement dépendant de votre capacité à motiver vos équipes. Et il va de soi qu’un « sans faute » est attendu de votre part car vous vous engagez aussi dans l’aventure. Si vous réunissez vos collaborateurs pour un week-end, il sera donc nécessaire de gérer l’ensemble, depuis les activités jusqu’aux temps de rencontre, en passant par les repas et les animations qui ponctueront la journée.

Logistique et coordination : les maîtres mots

Votre rôle sera de gérer l’organisation de votre événement incentive de A à Z en étant moteur et acteur de l’activité. Vous devrez en outre avoir veillé à ce que l’ensemble de la logistique soit à la hauteur. La coordination des différents participants mais également des intervenants fera aussi partie des domaines que vous devrez prendre en charge. Cette partie de l’organisation touche à des secteurs qui font appel à des connaissances du terrain. Il va de soi que vous serez amené à mobiliser des collaborateurs pour vous épauler dans cette tâche, la préparation étant particulièrement chronophage.

Et le budget dans tout ça ?

Enfin, vous devrez prévoir un budget conséquent afin de pouvoir organiser un événement à la hauteur de vos attentes. Pour ce faire, il vous faudra comparer les tarifs des différents prestataires, des lieux disponibles et des activités elles-mêmes. Il est difficile d’estimer par avance le coût d’un incentive si l’on n’est pas un habitué de ce type d’activité. Il est donc conseillé de consulter les offres proposées par les spécialistes de l’événementiel afin d’avoir une idée précise des sommes à engager.

Pour un incentive réussi, faites appel à une agence professionnelle

L’événementiel est réellement un secteur qui nécessite des compétences, un savoir-faire et un carnet d’adresses bien rempli. En faisant appel à une agence spécialiste en organisation d’incentive comme Tiveria : vous serez soulagé de tous les préparatifs qui, comme vous l’avez compris, prennent beaucoup de temps. Il est indispensable de tout planifier, budgéter et organiser sans fausse note. Une agence présente l’avantage d’être familiarisée avec toutes les formules possibles.

Elle vous accompagnera efficacement tout au long de la mise en œuvre de votre événement. En fonction des demandes que vous leur formulerez, ces professionnels pourront vous proposer une vaste gamme, ce qui vous évitera de planifier en solo une opération qui mérite un investissement total. Parmi les « plus » incontestables de tels services, vous pourrez bénéficier de conseils avisés. Une bonne organisation est la clé d’un incentive réussi, alors autant faire confiance à des valeurs sûres.

Un événement incentive est une occasion idéale pour fédérer vos collaborateurs autour de valeurs communes. L’aspect détendu et ludique est propice à une véritable mise en pratique d’un esprit d’entreprise dans des conditions atypiques et agréables.